Henkilötietojen käsittelyn toimintaperiaate

Viimeksi päivitetty: 2025-11-28

1. SOLID INSURANCEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY TIETOSUOJA-ASETUKSEN (GDPR) MUKAISESTI

Henkilötietojesi käsittelyssä Solid Försäkringsaktiebolag (516401-8482) (“Solid Insurance”) on rekisterinpitäjä. Tämä tarkoittaa, että velvollisuutemme on varmistaa, että käsittely tapahtuu turvallisesti ja voimassa olevien lakien ja säännösten mukaisesti.

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Kun sinusta tulee Solid Insurancen asiakas tai osoitat kiinnostusta tulla asiakkaaksi, sinua pyydetään antamaan eräitä sinua koskevia henkilötietoja, kuten nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työsuhdetta koskevat tiedot, ikä, sukupuoli, vakuutuksia koskevia yleisiä tietoja, kuten vakuutusnumero, vakuutusmäärä ym., sekä kyseiseen vakuutukseen liittyviä vakuutustyyppiä koskevia tietoja, kuten omaisuutta tai henkilöä koskevia tietoja sen mukaan, mikä vakuutus on otettu tai mikä rekisteröinti on tehty.

Saatamme myös joutua käsittelemään erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja), kuten terveystietoja, voidaksemme esimerkiksi arvioida oikeuttasi vakuutuskorvaukseen vakuutussopimuksen mukaisesti, tai tietoja rikoksista, jotka liittyvät ilmoituksiin epäillyistä vakuutuspetoksista tai vaateisiin vahingon aiheuttajaa kohtaan.

Tiedot haetaan yleensä suoraan sinulta, mutta niitä voidaan saada myös yhteistyökumppaneiltamme, vakuutusvälittäjältä tai työnantajaltasi. Tietoja voidaan myös hankkia, täydentää ja päivittää viranomaisten rekistereistä tai muista yksityisistä ja julkisista rekistereistä. Voimme myös hankkia tietoja ulkoisilta tietopalveluilta, esimerkiksi nimi- ja osoitetietojen päivittämiseksi rekisteriyritysten, kuten SAT:n, kautta.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Solid Insurance käsittelee henkilötietoja tässä kohdassa kuvattuihin tarkoituksiin. Nämä käsittelyt ovat välttämättömiä seuraavien tarkoitusten perusteella.

Sopimusten valmistelu ja hallinnointi (sopimuksen tekeminen tai täytäntöönpano)

Solid Insurancen henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, tarkistaa ja rekisteröidä henkilötiedot ennen sopimuksen tekemistä kanssasi. Tarkoituksena on myös voida antaa neuvontaa vakuutuksista ja niihin liittyvistä palveluista, kuten vakuutusmaksun laskennasta, tilastoista ja vahinkojen ehkäisystä. Tietoja käsitellään myös tehtyjen sopimusten dokumentoimiseksi, hallinnoimiseksi ja täyttämiseksi. Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytys sille, että Solid Insurance voi tehdä sopimuksen kanssasi ja tarjota vakuutuksen.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (lakisääteinen velvoite)

Edellä mainittuun kohtaan (Sopimusten valmistelu ja hallinnointi) liittyen henkilötietoja käsitellään myös, jotta Solid Insurance voi täyttää velvoitteensa lain, muun sääntelyn ja/tai viranomaispäätösten perusteella. Esimerkkejä tällaisesta käsittelystä ovat henkilötietojen käsittely vakuutussopimuslain, kirjanpitolain ja riskienhallintaa koskevan lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyä voidaan suorittaa myös eri viranomaisille raportointia varten, kuten Verohallinnolle, Poliisille, Ulosottolaitokselle ja Finanssivalvonnalle.

Markkina- ja asiakasanalyysit, järjestelmäkehitys ja markkinointi (oikeutettu etu)

Henkilötietoja käsitellään myös markkina- ja asiakasanalyysien sekä järjestelmäkehityksen yhteydessä osana Solid Insurancen liiketoiminnan kehittämistä, tarkoituksena parantaa Solid Insurancen tuotevalikoimaa ja palveluita asiakkaille, sekä ehkäistä, selvittää ja torjua petoksia ja tehdä yhteistyötä lainvalvontaviranomaisten kanssa.

Henkilötietoja voidaan myös käsitellä markkinoinnin perusteena. Kun käsittely tapahtuu markkinointitarkoituksiin, voidaan käyttää myös profilointia kohdennettujen tarjousten suuntaamiseksi sinulle (lisää Profiloinnista kohdassa 7).

Henkilötietoja voidaan, jos et ole pyytänyt suoramarkkinointikieltoa (ks. kohta 10, Suoramarkkinoinnin kielto), käyttää suoramainonnan ja tarjousten kohdentamiseen sinulle.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Kun henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, sinä tai muu rekisteröity voi antaa suostumuksen siihen, että henkilötietoja käsitellään suostumuksessa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Jos käytämme suostumusta henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Tämän jälkeen Solid Insurancella ei ole enää oikeutta käsitellä tietoja suostumuksen perusteella. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suostumuksen perusteella suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Joissakin tapauksissa arkaluonteisia henkilötietoja voidaan käsitellä ilman suostumusta. Solid Insurance voi esimerkiksi käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja, kun se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Käsittely, joka tapahtuu arvioitaessa oikeuttasi vakuutuskorvaukseen vakuutussopimuksesi mukaisesti, ei siten perustu suostumukseen vaan sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAJAT

Solid Vakuutus säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen vakuutustoimintaa koskevien sopimusten, lakien ja sääntöjen perusteella.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sinun ja Solid Insurancen välillä on sopimussuhde ja niin kauan kuin sinulla on mahdollisuus esittää sopimukseen perustuvia vaateita, eli henkilötietoja säilytetään vakuutussopimuksen voimassaoloajan ja maksatusjakson ajan, lakisääteisten vanhentumisaikojen mukaisesti.

Joissakin tapauksissa lainsäädäntö edellyttää, että Solid Insurance säilyttää tietoja pidempään, esimerkiksi kirjanpitosääntöjen (7+ kuluvan vuoden lisäksi) ja vanhentumisen (10 vuotta) täyttämiseksi. Tietoja voidaan myös säilyttää vakuutusten jakelua koskevien sääntöjen mukaisesti (vähintään 11 vuotta).

Jos et tee sopimusta Solid Insurancen kanssa, henkilötietojasi säilytetään enintään kolme kuukautta.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY MUIDEN KUIN SOLID INSURANCEN TOIMESTA

Edellä kuvattuihin tarkoituksiin saatamme joutua luovuttamaan sinua koskevia henkilötietoja muille joko heidän toimiessaan meidän henkilötietojen käsittelijöinä tai heidän toimiessaan rekisterinpitäjänä. Henkilötietojen käsittelyä voidaan, sovellettavien salassapitosääntöjen puitteissa, tehdä 1) yrityksissä, joiden kanssa yhtiö tekee yhteistyötä palvelujensa tuottamiseksi, esimerkiksi vahinkojen käsittelyssä, riskinarvioinnissa, jälleenvakuutuksessa ja erilaisissa analyyseissä, 2) muissa vakuutusyhtiöissä, kun niillä on vakuutuksen tai lain perusteella myös vastuu tai kun se on tarpeen selvitystemme vuoksi, 3) viranomaislaitoksissa, kuten poliisi, 4) vakuutusvälittäjien toimesta ja muissa tahoissa, joilla on sinulta valtakirja vastaanottaa sinua ja vakuutuksiasi koskevia tietoja, 5) viranomaislaitoksissa, tuomioistuimissa ja vakuutuslautakunnissa riidan tai muun tutkinnan yhteydessä tai kun niillä muutoin on lain nojalla oikeus käsitellä henkilötietoja. Käsittelyn oikeusperuste ilmenee edellä kohdassa Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset.

6. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Solid Insurance käyttää joissakin tapauksissa automaattista päätöksentekoa. Tätä voi esiintyä esimerkiksi silloin, kun käytät Solid Insurancen verkkopalveluja saadaksesi vakuutusmaksutiedon tai tietyissä vahinkojen käsittelytilanteissa. Kun käytät verkkopalvelujamme vakuutuksen ottamiseen, käsittelemme tietojasi laskeaksemme hinnan automaattisesti suhteessa riskiin kulloinkin voimassa olevien vakuutusmaksutaulukoiden perusteella. Kun käytät verkkopalvelujamme vakuutustapahtuman ilmoittamiseen ja käsittelyyn, voimme joskus antaa sinulle välittömästi automaattisen päätöksen korvauksestasi. Tämä voi tapahtua tietyissä vakuutustyypeissä, jos asiasi on yksinkertainen. Korvaus lasketaan tällöin automaattisesti vakuutusehtojen perusteella. Näiden käsittelyjen oikeusperuste on sopimuksen tekeminen tai täytäntöönpano.

Jos et halua käyttää verkkopalvelujamme, voit aina ottaa yhteyttä Solid Insurancen asiakaspalveluun sähköpostitse tai puhelimitse ostaaksesi vakuutuksen käsittelijän kautta tai saadaksesi vahinkosi käsiteltyä.

Jos olet saanut päätöksen, joka perustuu yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon, voit ottaa yhteyttä Solid Insurancen asiakaspalveluun sähköpostitse tai puhelimitse ja pyytää, että asiasi käsitellään manuaalisesti käsittelijän toimesta, esimerkiksi esittääksesi näkemyksesi tai riitauttaaksesi päätöksen, jos sillä olisi oikeudellisia vaikutuksia tai se muutoin vastaavalla tavalla vaikuttaisi merkittävästi tilanteeseesi.

7. PROFILOINTI

Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jota käytetään luonnollisen henkilön tiettyjen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin. Solid Insurancen profilointia käytetään erityisesti asiakaskokemuksen personoimiseksi, tilastojen keräämiseksi analysointia varten tai odotetun käyttäytymisen ennustamiseksi. Näiden käsittelyjen oikeusperuste on Solid Insurancen oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja muun muassa sen varmistamiseksi, että sinulle tarjotaan oikea vakuutus, jotta vältyt turhalta tiedolta sekä sen selvittämiseksi, mitkä tuotteet ja palvelut saattavat sinua eniten kiinnostaa. Sinulla on oikeus kieltäytyä suoramarkkinointiin liittyvästä profiloinnista. Voit tehdä tämän ottamalla yhteyttä Solid Insurancen asiakaspalveluun puhelimitse 09 278 48 04 tai kirjoittamalla osoitteeseen vakuutus@solidab.se.

8. SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Joissakin rajatuissa tapauksissa Solid Insurance voi “siirtää tai jakaa henkilötietoja vakuutusyhtiöille, terveydenhuollon tarjoajille, yrityksille tai viranomaisille EU:n/ETA:n ulkopuolella (ns. kolmannet maat), kuten jos ulkomaanmatkan aikana pyydät korvausta matkavakuutuksesi matkasuojaan perustuen. Tällaisissa tapauksissa Solid Insurance ryhtyy toimenpiteisiin varmistaakseen, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja riittävällä suojan tasolla, joka on verrattavissa EU/ETA-alueella tarjottuun suojaan ja samalla tasolla sen kanssa.

9. OIKEUTESI

Alla kuvaamme oikeutesi Solid Insurancen asiakkaana tai muusta syystä rekisteröitynä. Oikeudet perustuvat GDPR:ään.

Tarkastusoikeus (rekisteriote)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietoja Solid Insurance käsittelee sinusta (tarkastusoikeus / rekisteriote). Tarkastusoikeuden toteuttamisen edellytyksenä on, että Solid Insurance voi tunnistaa sinut varmalla tavalla, jotta ulkopuoliset eivät saa pääsyä tietoihisi.

Oikeus oikaista tiedot

Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat virheelliset henkilötiedot oikaistuiksi sekä täydentää henkilötietoja, jos ne ovat puutteellisia.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietojen siirrettävyys)

Voit myös pyytää sähköisen kopion tiedoista, jotka osoittavat, mitä henkilötietoja olet itse toimittanut Solid Insurancelle ja joita käsittelemme sähköisesti. Voit pyytää, että tiedot siirretään toiselle rekisterinpitäjälle, kun se on teknisesti mahdollista. Oikeus tietojen siirrettävyyteen koskee tilanteita, joissa käsittely perustuu suostumukseesi tai on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi. Pyyntö tietojen siirrettävyydestä tehdään samalla tavalla kuin tarkastusoikeutta koskeva pyyntö, ja myös tässä Solid Insurancen on voitava tunnistaa sinut varmalla tavalla, jotta ulkopuoliset eivät saa pääsyä henkilötietoihin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”)

Tietyin edellytyksin sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös joissakin tapauksissa oikeus pyytää, että poistamme henkilötietosi. Useimmissa tilanteissa käsittelymme perustuu kuitenkin vakuutussopimukseen kanssasi, jolloin emme voi poistaa sellaisia tietoja, joita tarvitsemme sopimuksen täyttämiseksi tai todentamiseksi. Solid Insuranceen sovelletaan myös joissakin tapauksissa muuta lainsäädäntöä, jonka vuoksi Solid Insurance ei aina voi välittömästi poistaa henkilötietojasi. Solid Insurance on esimerkiksi velvollinen säilyttämään osan henkilötiedoistasi tietyn ajan täyttääkseen lainsäädännön ja sääntöjen vaatimukset, kuten kirjanpitoa, vanhentumista ja vakuutusten jakelua koskevat vaatimukset.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa Solid Insurancen henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, kuten suoramarkkinointiin.

Jos haluat käyttää jotakin edellä mainituista oikeuksistasi tai sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Solid Insuranceen alla kohdassa 12 mainituilla yhteystiedoilla.

10. SUORAMARKKINOINNIN KIELTO

Voit ottaa yhteyttä Solid Insuranceen pyytääksesi suoramarkkinointikiellon (ns. mainoskielto). Tämä tarkoittaa, että henkilötietojasi ei käsitellä markkinointitarkoituksiin eikä sinulle lähetetä mainoksia. Kiellosta ilmoitetaan Solid Insurancen asiakaspalveluun puhelimitse 09 278 48 04 tai osoitteeseen vakuutus@solidab.se.

11. ERITYISTÄ PUHELUISTA

Solid Insurance voi nauhoittaa puheluita, tallentaa sähköposteja tai muutoin dokumentoida vuorovaikutuksesi ja viestintäsi Solid Insurancen kanssa. Puheluita voi myös kuunnella joku muu kuin se työntekijä, jonka kanssa puhut puhelimessa.

Puheluiden nauhoittamisen ja kuuntelun tarkoituksena on muun muassa lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, koska vakuutusten jakelua koskeva laki asettaa vaatimuksia työntekijöiden tiedoille ja osaamiselle. Nauhoittamisen ja kuuntelun avulla Solid Insuranse voi varmistaa työntekijöiden kehittymisen laadun. Nauhoittamista käytetään myös asiakaskokemuksen parantamiseksi sekä sopimusten dokumentoimiseksi.

Jos Solid Insurance nauhoittaa puheluita, sinulle kerrotaan nauhoituksesta ja sen tarkoituksesta välittömästi nauhoituksen yhteydessä.

Asiakaspalveluun liittyvät nauhoitetut puhelut säilytetään kolme kuukautta.

12. KYSYMYKSET HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä Solid Insuranceen seuraavasti:

Tietosuojavastaava (DPO), Solid Insurance
Puhelin: + 46 42 623 60 00
Sähköposti: dpo@solidab.se
Osoite: Solid Insurance
Box 22068
SE-250 22 Helsingborg

Voit myös tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki

Lisätietoja siitä, miten Solid Insurance käsittelee henkilötietoja, on Solid Insurancen verkkosivuilla www.solidinsurance.fi